Để tổ chức một sự kiện hoặc thực hiện một chương trình sự kiện, điều quan trọng cần quan tâm là chi phí tổ chức. Để giúp khách hàng dự trù kinh phí một cách đầy đủ và chính xác, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải xác định các chi phí phát sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Việc tính toán chính xác các hạng mục cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo phù hợp với ngân sách. Hãy cùng Lotus Việt khám phá 8 loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản nhé!
I. Tổng hợp 8 chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết
1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện là lựa chọn địa điểm. Sự kiện của bạn sẽ được tổ chức ở đâu? Trong một khu du lịch, trong phạm vi công ty, hay tại một địa điểm khác? Địa điểm là yếu tố quan trọng để người tham gia xác định vị trí cần đến.
Địa điểm có thể được phân loại như sau:
- Địa điểm do công ty chuẩn bị: Bao gồm không gian trong phạm vi công ty hoặc các địa điểm mà công ty đã xin phép để tổ chức sự kiện.
- Địa điểm thuê: Đây là những địa điểm yêu cầu trả phí thuê để sử dụng cho sự kiện. Thông thường, các địa điểm này là khu du lịch hoặc những nơi chuyên phục vụ cho việc tổ chức sự kiện, mang lại nhiều tiện ích hơn so với địa điểm do công ty tự chuẩn bị.
Chi phí địa điểm bao gồm:
- Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện.
- Chi phí bảo hiểm (bao gồm bảo hiểm an toàn lao động và bảo hiểm khi tham gia sự kiện).
- Chi phí thuê bãi đỗ xe (nếu cần).
Tổng hợp 8 chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết
Tiêu chí chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
Địa điểm tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến mọi khâu từ chuẩn bị đến di chuyển của khách mời. Dưới đây là các tiêu chí cần lưu ý:
- Địa điểm phải thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời.
- Có bãi đỗ xe ô tô hoặc phương tiện của khách mời.
- Nằm gần các tuyến đường chính hoặc mặt tiền để thuận tiện cho việc vận chuyển và công tác chuẩn bị.
- Lối vào sự kiện phải rộng rãi và thoáng mát.
- Cần có lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp.
Việc lựa chọn địa điểm thích hợp không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn tạo nên trải nghiệm tốt đẹp cho tất cả các khách mời tham dự.
2. Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên vật liệu
Chi phí sản xuất nguyên vật liệu là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức sự kiện. Cần lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên liệu sử dụng cho các phụ kiện trang trí và dụng cụ phục vụ sự kiện. Chi phí này thường chiếm khoảng 10-15% tổng chi phí sự kiện.
Ngoài ra, chi phí thuê nhân công để thi công, lắp ráp các hạng mục, trang trí và làm các thiết bị cũng rất quan trọng. Việc cân nhắc kinh phí tổng và quy mô dự án để thuê nhân công một cách hợp lý là cần thiết. Việc này giúp đảm bảo tiến độ công việc mà không gây lãng phí do thuê quá nhiều nhân công khi khối lượng công việc ít, tránh làm tăng chi phí không cần thiết.
3. Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng
Sân khấu là trung tâm của mọi sự kiện, nơi diễn ra các hoạt động chính như khai mạc, ca hát, hay các phần chia sẻ từ doanh nghiệp. Vì vậy, việc đầu tư vào một sân khấu chỉnh chu, thu hút là điều cần thiết.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng đi đôi với sân khấu, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của sự kiện. Ánh sáng thu hút ánh nhìn, âm thanh tốt giúp thu hút người nghe. Đầu tư vào hệ thống đèn LED chất lượng và dàn âm thanh chuẩn sẽ mang lại hiệu quả hơn mong đợi.
Chi phí cho sân khấu và hệ thống âm thanh ánh sáng thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí sự kiện. Đây là một phần quan trọng và cần thiết để tạo nên sự kiện thành công.
Tổng hợp 8 chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết
4. Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện
Một hạng mục quan trọng khác trong danh sách chi phí là tiệc trong sự kiện. Tùy vào yêu cầu của khách hàng, đơn vị tổ chức sẽ đưa ra những lựa chọn tốt nhất về mặt chi phí và chất lượng. Các lựa chọn có thể bao gồm thực đơn và nhà cung cấp như nhà hàng hay quán ăn.
Có nhiều mô hình tổ chức tiệc khác nhau, chẳng hạn như tiệc trà chiều, buffet hoặc tiệc theo món tại các nhà hàng sang trọng.
Nếu sự kiện có bao gồm phần tiệc, chi phí này thường chiếm từ 30-50% tổng chi phí. Hiện nay, thực đơn cho từng sự kiện rất đa dạng. Các buổi tiệc nhẹ, tiệc trà hoặc buffet là những lựa chọn phổ biến. Với xu hướng sống xanh và sạch, thực đơn cho các buổi tiệc nhẹ thường nên ưu tiên các loại thực phẩm tốt cho sức khỏe, thực phẩm sạch, hạn chế các loại thức ăn nhanh và thực phẩm chiên rán. Nên chọn thực đơn có nhiều loại hoa quả sạch và tươi ngon.
5. Chi phí nhân sự trong chương trình
Để tiết kiệm chi phí cho các vị trí như MC, PG, PB,… doanh nghiệp có thể sử dụng nhân viên của mình để đảm nhận các vai trò này.
Trong trường hợp doanh nghiệp không thể sử dụng nhân viên của mình, việc thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ các đơn vị tổ chức sự kiện là một lựa chọn tốt. Điều này đảm bảo mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho chương trình.
6. Phí quản lý tổ chức sự kiện
Để sự kiện diễn ra đúng tiến độ và giảm thiểu rủi ro, cần có một vị trí quản lý hoặc một đơn vị chuyên trách. Chi phí quản lý là một phần quan trọng không thể bỏ qua trong tổ chức sự kiện. Khoản chi phí này dùng để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện và thường được tính theo phần trăm, chiếm từ 3-10% tổng chi phí sự kiện.
Tổng hợp 8 chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết
7. Chi phí cho các tiết mục giải trí
Hầu hết các sự kiện hiện nay đều bao gồm các tiết mục giải trí để điều chỉnh nhịp độ và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Đối với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn và diễn giả. Chi phí này cần được thảo luận trước với đơn vị tổ chức sự kiện để có thể tư vấn các phương án tốt nhất, đảm bảo phù hợp với ngân sách và yêu cầu của doanh nghiệp.
8. Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ
Dù kế hoạch có chi tiết đến đâu, mọi sự kiện đều có thể gặp phải những tình huống bất ngờ. Do đó, khi lập ngân sách cho sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản riêng cho các chi phí phát sinh. Hiện chưa có một con số cụ thể áp dụng cho mọi sự kiện, nhưng nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho các tình huống bất ngờ nên chiếm ít nhất 5-10% tổng ngân sách sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện, chi phí dự phòng này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Tổng hợp 8 chi phí tổ chức sự kiện cơ bản bạn cần biết
Việc hiểu rõ các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp có một chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công. Nếu bạn đang băn khoăn về việc chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với mức báo giá hợp lý, hãy liên hệ ngay với Lotus Việt qua hotline (+84) 937525298. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành, chúng tôi cam kết xây dựng chương trình chất lượng, trọn gói và giá cả ưu đãi.
