Bạn đã bao giờ tự hỏi chi phí tổ chức sự kiện có đắt không? Và những gì tạo nên chi phí của một sự kiện? Khi nhắc đến việc tổ chức một sự kiện, nhiều người thường mơ mộng về những giây phút kỷ niệm và niềm vui. Nhưng đằng sau sự lộng lẫy của một buổi tiệc hay sự kiện quan trọng, có những con số, những khoản chi phí khổng lồ mà chúng ta thường không nhìn thấy. Bài viết dưới đây, hãy cùng Lotus Việt tìm hiểu các chi phí cần chi cho một sự kiện hoàn chỉnh nhé.
Chi phí tổ chức sự kiện có đắt không?
Nhiều cá nhân và tổ chức thường đặt câu hỏi về mức chi phí cần thiết để tổ chức một sự kiện, họ thắc mắc “chi phí tổ chức sự kiện có đắt không?” Tuy nhiên, không có một con số cố định hoặc tiêu chuẩn áp dụng cho tất cả các trường hợp. Chi phí tổ chức sự kiện thường biến đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Bạn có thể tham khảo mức chi phí cho các loại sự kiện khác nhau dưới đây.
- Sự kiện quy mô nhỏ:
- Chi phí trung bình: 30 – 50 triệu đồng.
- Loại sự kiện: Buổi lễ tiệc nhỏ, không gian trang trí đơn giản và thực đơn ăn uống giản dị.
- Sự kiện quy mô lớn:
- Chi phí có thể lên đến hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng.
- Loại sự kiện: Chương trình quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp, hội nghị cấp cao, sự kiện quốc tế.
Các hạng mục chi phí phổ biến trong tổ chức sự kiện bao gồm:
- Thuê địa điểm: Trung tâm hội nghị, sân thượng, nhà hàng,…
- Xây dựng sân khấu: Lắp đặt khung, thảm trải…
- Âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, đèn sân khấu.
- Trang trí sự kiện theo yêu cầu.
- In ấn: Standee, banner, backdrop,…
- Tiệc: Buffet, theo bàn,…
- Truyền thông, quảng cáo sự kiện.
- Phương tiện di chuyển cho khách mời.
- Quà tặng cho nhân viên, khách mời.
- Âm nhạc, MC, chụp ảnh, quay phim.
Mức chi phí cụ thể cho mỗi hạng mục thường phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của sự kiện và mức độ hoành tráng mong muốn.
Những chi phí cụ thể cho sự kiện
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Chi phí đầu tiên mà bạn cần phải chi khi tổ chức sự kiện đó là địa chỉ tổ chức sự kiện. Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện cũng như trải nghiệm của khách mời.
Phân loại địa điểm:
Có 2 loại địa điểm tổ chức sự kiện, địa điểm do công ty chuẩn bị và địa điểm thuê
- Địa điểm do công ty chuẩn bị có thể trong phạm vi của công ty hoặc công ty có thể xin phép sử dụng một địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện.
- Địa điểm thuê là các địa điểm mà bạn phải trả phí thuê để sử dụng cho sự kiện của mình. Thông thường, đây là các khu du lịch hoặc những nơi chuyên cung cấp dịch vụ setup cho sự kiện. Các địa điểm thuê thường mang lại nhiều tiện ích hơn so với việc tổ chức tại các địa điểm tự chuẩn bị.
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm:
- Chi phí đặt cọc để đảm bảo việc sử dụng địa điểm cho sự kiện.
- Chi phí bảo hiểm, bao gồm bảo hiểm về an toàn lao động hoặc bảo hiểm cho các khía cạnh khác của sự kiện.
- Chi phí thuê bãi đỗ xe nếu cần thiết.
Tiêu chí chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
Để đảm bảo sự thuận lợi và thành công của sự kiện, việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện phải tuân theo một số tiêu chí quan trọng:
- Địa điểm thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời.
- Có bãi đỗ xe hoặc các phương tiện di chuyển phù hợp.
- Vị trí gần các tuyến đường chính hoặc mặt tiền, giúp việc vận chuyển và chuẩn bị sự kiện trở nên thuận lợi.
- Lối vào rộng rãi, thoáng đãng và tiện lợi.
- Sự có mặt của lối thoát hiểm phù hợp, đảm bảo an toàn cho mọi người trong trường hợp khẩn cấp.
Chi phí sản xuất nguyên vật liệu cho sự kiện
Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta cần chi phí để sản xuất nguyên vật liệu. Việc lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất các phụ kiện trang trí và các dụng cụ phục vụ cho sự kiện là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Phần chi phí này thường chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí của sự kiện.
Chi phí sản xuất nguyên vật liệu:
Chi phí này bao gồm nguyên vật liệu để sản xuất phụ kiện trang trí và dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Khi tính toán chi phí này cần xem xét cẩn thận để đảm bảo tính chất lượng và thẩm mỹ của sản phẩm cuối cùng.
Chi phí thuê nhân công:
Chi phí thuê nhân công sẽ được tính cùng với chi phí sản xuất nguyên vật liệu cho sự kiện. Bạn có thể thuê một đơn vị chuyên thi công lắp đặt sự kiện trọn gói hoặc tách riêng chi phí mua vật tư và thuê nhân công ngoài.
Nếu thuê đơn vị thi công sự kiện thì nên chọn đơn vị uy tín, chuyên nghiệp có báo giá hợp lý. Còn nếu tách riêng chi phí thì nên cân nhắc kinh phí tổng và quy mô của dự án để thuê nhân công một cách hợp lý. Điều này giúp đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện đúng hẹn mà không gây ra sự lãng phí chi phí do thuê quá nhiều nhân công khi công việc không đủ để thực hiện.
Chi phí dựng sân khấu, âm thanh và ánh sáng
Một trong những điểm nhấn quan trọng nhất của bất kỳ sự kiện nào chính là sân khấu. Đây là nơi diễn ra các hoạt động quan trọng như khai mạc, biểu diễn ca nhạc hoặc phát biểu từ các doanh nghiệp. Đầu tư vào một sân khấu chuyên nghiệp và ấn tượng là điều không thể thiếu để thu hút sự chú ý của khán giả.
Muốn có một sân khấu hoành tráng, đơn vị tổ chức sẽ phải tính thêm chi phí dựng sân khấu, chi phí thuê âm thanh, ánh sáng. Ánh sáng là yếu tố làm nổi bật và thu hút ánh nhìn của khán giả, trong khi âm thanh chất lượng giúp tạo ra trải nghiệm nghe tốt hơn cho khán giả. Đầu tư vào một hệ thống đèn LED hiện đại và hệ thống âm thanh chuẩn sẽ đem lại hiệu quả vượt xa mong đợi.
Chi phí cho phần này thường chiếm khoảng từ 30 đến 60% tổng chi phí của sự kiện, nhưng đó cũng là một phần không thể bỏ qua nếu muốn tạo ra một sự kiện đáng nhớ và ấn tượng.
Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện
Tiếp theo trong danh sách các khoản chi phí là chi phí cho phần tiệc trong sự kiện. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của khách hàng, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những lựa chọn phù hợp về cả chi phí và chất lượng. Có thể chọn từ một loạt các thực đơn và đơn vị cung cấp, bao gồm nhà hàng, quán ăn…
Có nhiều lựa chọn cho mô hình tổ chức tiệc, bao gồm tiệc nhẹ, tiệc trà chiều, buffet, hoặc đãi tiệc theo từng món, thậm chí là nhà hàng sang trọng.
Nếu tiệc là một phần của chương trình, đây thường là một phần chi phí đáng kể, có thể chiếm từ 30 đến 50% tổng chi phí của sự kiện.
Ngày nay, với sự đa dạng của các loại hình thực đơn, các buổi tiệc nhẹ, trà, hoặc buffet thường được ưu tiên hàng đầu trong các sự kiện. Với xu hướng sống xanh và sạch, thực đơn của các buổi tiệc thường được chú trọng vào các loại thực phẩm tốt cho sức khỏe và sạch. Điều này thường bao gồm việc hạn chế các loại thực phẩm không lành mạnh, nhất là thức ăn nhanh và các món chiên rán và ưu tiên sử dụng nhiều loại hoa quả tươi ngon và sạch.
Chi phí nhân sự trong chương trình
Trong một chương trình sự kiện, việc có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và phù hợp sẽ đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng nhân viên của mình để đảm nhận các vai trò như MC (người dẫn chương trình), PG (người mẫu quảng cáo), PB (người phát biểu) và các vị trí khác.
Trong trường hợp không thể sử dụng nhân viên hiện có, doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ nhân sự từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ có kinh nghiệm và chuyên môn có thể mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện của mình.
Chi phí cho các tiết mục giải trí
Trong hầu hết các sự kiện ngày nay, các tiết mục giải trí đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điểm nhấn, điều chỉnh nhịp độ và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Với các tiết mục giải trí này, doanh nghiệp cần xem xét các chi phí sau:
- Chi phí âm nhạc: Bao gồm chi phí cho việc thuê nhạc sĩ, ban nhạc, DJ hoặc hệ thống âm thanh chuyên nghiệp.
- Tiền công cho người biểu diễn: Đây là chi phí để trả cho các nghệ sĩ, diễn viên, vũ công, hoặc bất kỳ người biểu diễn nào khác tham gia vào các tiết mục giải trí.
Doanh nghiệp cần trao đổi trước với nhà tổ chức sự kiện để thảo luận và tư vấn về kinh phí cụ thể cho các tiết mục giải trí để có các phương án phù hợp nhất với ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp.
Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ
Dù một sự kiện có được lên kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, luôn có những tình huống bất ngờ không thể lường trước. Vì vậy, khi lập ngân sách cho một sự kiện, việc chuẩn bị một khoản tiền dành riêng cho các chi phí phát sinh bất ngờ là điều cần thiết.
Trong việc dành một khoản chi phí cho các tình huống khẩn cấp, hiện chưa có một con số cụ thể có thể áp dụng cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đề xuất rằng ngân sách cho các tình huống bất ngờ nên chiếm ít nhất từ 5% đến 10% tổng ngân sách cho sự kiện. Tuy nhiên, số tiền này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và các yếu tố khác như hình thức tổ chức sự kiện và mức độ rủi ro.
Điều quan trọng là cần có một khoản tiền dự trù để xử lý các tình huống bất ngờ một cách linh hoạt và hiệu quả, giúp đảm bảo rằng sự kiện sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.
Qua những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên, bạn đã trả lời cho câu hỏi “chi phí tổ chức sự kiện có đắt không chưa?”. Thực tế, chi phí tổ chức sự kiện cao hay thấp tùy vào quy mô tổ chức sự kiện và cách quản lý chi phí. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí, tránh những phát sinh không mong muốn, bạn nên thuê 1 đơn vị chuyên tổ chức sự kiện. Họ là những người có kinh nghiệm và chuyên môn, có thể tổ chức sự kiện hoàn hảo mà không tốn quá nhiều chi phí.
Trong số các đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay, Lotus việt là đơn vị đáng tin cậy nhất mà bạn có thể lựa chọn. Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này cùng hệ thống xưởng máy móc, hiện đại, có thể đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công mà không tốn quá nhiều chi phí của khách hàng.
Chi tiết về dịch vụ và chi phí tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ Lotus Việt để được tư vấn hỗ trợ.
Xem thêm: Cho thuê gian hàng hội chợ giá rẻ
