Khi doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức một sự kiện, chi phí tổ chức sự kiện luôn là một trong những yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng. Không chỉ ảnh hưởng đến ngân sách tổng thể mà còn quyết định mức độ thành công và chất lượng của sự kiện đó. Vậy, các yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện? Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Lotus Việt nhé!
I. Các chi phí tổ chức sự kiện chính mà doanh nghiệp cần lưu ý
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện.
Việc lựa chọn địa điểm cần phải phù hợp với mục tiêu của sự kiện, số lượng khách mời, và phong cách tổ chức. Các địa điểm sang trọng và có tiếng thường có chi phí cao hơn so với các địa điểm nhỏ, ít được biết đến.
Khi lựa chọn được địa điểm cần đặt cọc, đặc biệt là khi chọn vị trí nổi tiếng hoặc trong các thời điểm cao điểm như cuối năm. Chi phí sau sự kiện sẽ bao gồm các khoản còn lại trong hợp đồng thuê.
Ngoài ra, có thể xuất hiện các chi phí liên quan khác như phí an ninh, phí đỗ xe, hoặc các phí dịch vụ khác.
2. Chi phí thiết bị
Việc chuẩn bị thiết bị cho sự kiện thường đòi hỏi nhiều kế hoạch và phân bổ chi phí chi tiết. Bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, và trang trí. Đây cũng là một yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến chi phí tổ chức sự kiện.
Quan trọng là kiểm soát chi phí để tránh lãng phí, đặc biệt là đối với những thiết bị có chi phí thuê cao.
Các thiết bị như máy chiếu, micro, thiết bị wifi, máy quay, máy ảnh thường cần được xác định với sự cân nhắc cẩn thận về việc sử dụng thực tế.
Chi phí như vận chuyển thiết bị đến địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét và lên kế hoạch.
3. Chi phí các hình thức tiệc trong sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện thường bao gồm cả chi phí cho các bữa tiệc, một yếu tố quan trọng giúp tạo ấn tượng và gắn kết khách mời. Việc dự trù chi phí này yêu cầu sự cân nhắc kỹ lưỡng, tùy thuộc vào quy mô, hình thức, và đối tượng khách mời.
Bữa tiệc có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức như buffet, tea break, hoặc tiệc sang trọng tại các nhà hàng.
Người tổ chức sự kiện cần tính toán chi phí dựa trên số lượng khách mời và đặt một ngân sách cho mỗi người tham dự, còn gọi là budget. Thông thường, chi phí cho bữa tiệc có thể chiếm từ 25-40% tổng ngân sách của sự kiện.
Hiện nay, việc chuẩn bị tiệc trở nên thuận tiện hơn với sự hỗ trợ từ các nhà hàng và đơn vị thầu gói tiệc, cung cấp thực đơn linh động và phù hợp với nhiều mô hình tổ chức tiệc.
Việc này giúp người làm công tác hậu cần tập trung vào việc lựa chọn đơn vị uy tín và thực đơn phù hợp mà không phải lo lắng nhiều về chi tiết tổ chức.
4. Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện
Nhân sự bao gồm MC, nhân viên phục vụ, đội ngũ kỹ thuật, bảo vệ,… Chi phí tổ chức sự kiện cho nhân sự sẽ phụ thuộc vào số lượng, kinh nghiệm và chất lượng của đội ngũ này.
Đôi khi, để đảm bảo chất lượng và chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện có thể cần phải thuê nhân sự từ bên thứ ba. Khoản chi phí cho nhân sự sự kiện là một phần quan trọng để đảm bảo sự thuận lợi và hiệu quả của chương trình.
5. Chi phí cho các tiết mục giải trí
Trong hầu hết các sự kiện ngày nay, bao gồm cả hội họp, chương trình nội bộ, hay các sự kiện lớn, gameshow và tiết mục giải trí đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện.
Việc tích hợp những tiết mục này giúp tạo điểm nhấn, làm phong phú và làm mới lạ chương trình, tránh tình trạng nhàm chán hoặc quá căng thẳng.
Trong khoản chi phí tổ chức sự kiện, chi phí cho tiết mục giải trí, gameshow thường chiếm khoảng 10% – 20% tổng chi phí. Số liệu này có thể biến đổi tùy thuộc vào mục tiêu và yêu cầu cụ thể của sự kiện.
Các chi phí bao gồm đạo cụ biểu diễn, chi phí cho khách mời, và chi phí cho diễn giả. Việc này đặt ra yêu cầu cân nhắc và cân đối kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu suất giải trí đáp ứng mong đợi và đồng thời không làm tăng quá mức chi phí tổng cả sự kiện.
6. Chi phí quản lý sự kiện
Chi phí quản lý sự kiện là khoản chi mà các đơn vị tổ chức phải chi trả để thuê một đơn vị chuyên nghiệp đảm bảo tiến độ và chất lượng cho chương trình.
Người phụ trách quản lý sự kiện đó sẽ đảm nhận vai trò kiểm soát toàn bộ quá trình, tổ chức các buổi diễn tập và đảm bảo mọi khía cạnh của chương trình diễn ra suôn sẻ. Họ sẽ chịu trách nhiệm đầy đủ về mọi vấn đề xuất phát trong suốt sự kiện.
Chi phí quản lý sự kiện thường chiếm khoảng 5% – 10% tổng chi phí. Mặc dù có thể có vẻ nhỏ, nhưng đây là một khoản chi quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự thành công của sự kiện.
7. Chi phí truyền thông và Marketing
Nếu sự kiện của bạn cần được quảng bá rộng rãi, chi phí cho hoạt động truyền thông và marketing là điều không thể thiếu. Các chiến dịch quảng cáo, truyền thông trực tuyến, hoặc qua báo chí đều ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện.
8. Chi phí dự trù phát sinh của sự kiện
Sự kiện nào cũng cần phải có một khoản chi phí dự trù để đối mặt với những sự cố bất ngờ, bởi vì không có gì là hoàn hảo.
Mặc dù ai cũng hy vọng mọi thứ diễn ra suôn sẻ, nhưng sự chuẩn bị trước sẽ giúp tạo ra sự chủ động và dễ dàng xử lý mọi vấn đề không mong muốn.
II. Báo giá chi phí tổ chức sự kiện dự kiến tại Lotus Việt
Trên đây là bàng chi phí tổ chức sự kiện để quý khách tham khảo để biết thông tin chi tiết về giá cả chính xác hãy gọi cho đơn vị tổ chức sự kiện của chúng tôi qua số hotline: (+84) 937525298
Hạng mục | Mô tả | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá (VND) | Thành tiền (VND) |
1. Địa điểm tổ chức | Thuê hội trường | Ngày | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 |
2. Thiết bị âm thanh | Hệ thống âm thanh, micro | Bảng | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 |
3. Thiết bị ánh sáng | Đèn chiếu sáng, đèn LED | Bảng | 1 | 4,000,000 | 4,000,000 |
4. Trang trí sự kiện | Bàn ghế, hoa, backdrop | Bảng | 1 | 6,000,000 | 6,000,000 |
5. Thực phẩm & Đồ uống | Tiệc buffet, nước uống | Khách | 100 | 200 | 20,000,000 |
6. Nhân sự | MC, phục vụ, bảo vệ | Người | 5 | 1,000,000 | 5,000,000 |
7. Quảng cáo & Marketing | Bảng quảng cáo, banner | Bảng | 3 | 1,500,000 | 4,500,000 |
8. Bảo hiểm sự kiện | Bảo hiểm cho sự kiện | Ngày | 1 | 2,000,000 | 2,000,000 |
9. Phí phát sinh khác | Dự phòng chi phí không lường trước | VND | – | – | 3,000,000 |
Bạn có thể tham khảo các hạng mục cần cơ bản và điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình
STT | Nội Dung | Chi Tiết |
---|---|---|
1 | Giới thiệu về chi phí tổ chức sự kiện | – Định nghĩa và tầm quan trọng của việc lập dự toán chi phí |
2 | Các loại chi phí dự kiến | – Chi phí cố định – Chi phí biến đổi |
3 | Chi phí địa điểm tổ chức | – Thuê địa điểm – Trang trí không gian |
4 | Chi phí thiết bị và công nghệ | – Thiết bị âm thanh, ánh sáng – Công nghệ hỗ trợ (live streaming,…) |
5 | Chi phí nhân sự | – Lương nhân viên tổ chức – Nhân viên phục vụ, bảo vệ |
6 | Chi phí thực phẩm và đồ uống | – Thực đơn – Đồ uống – Chi phí phục vụ |
7 | Chi phí quảng cáo và tiếp thị | – Quảng cáo online/offline – In ấn tài liệu |
8 | Chi phí quà tặng và vật phẩm lưu niệm | – Quà tặng cho khách mời – Vật phẩm quảng bá sự kiện |
9 | Chi phí phát sinh | – Dự phòng cho chi phí phát sinh không lường trước |
10 | Lập ngân sách tổng thể | – Cách tổng hợp chi phí – Đánh giá và điều chỉnh |
11 | Kết luận | – Tầm quan trọng của việc lập dự toán chi phí chính xác |
Bảng này có thể giúp bạn hệ thống hóa các khoản chi phí dự kiến cho sự kiện của mình một cách chi tiết và hiệu quả.
Tại Lotus Việt, chúng tôi hiểu rằng mỗi sự kiện đều mang theo những yêu cầu và mục tiêu riêng biệt. Chính vì vậy, chi phí tổ chức sự kiện tại Lotus Việt được xác định dựa trên nhiều yếu tố khác nhau.
Một trong những yếu tố chính là quy mô của sự kiện, bao gồm số lượng khách mời, diện tích và khu vực tổ chức. Sự kiện có quy mô lớn sẽ đòi hỏi chi phí cao hơn để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Thời gian và địa điểm tổ chức cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí tổ chức sự kiện, đặc biệt là khi sự kiện diễn ra vào các ngày lễ, cuối tuần hoặc tại các địa điểm nổi tiếng.
Ngoài ra, nếu sự kiện yêu cầu các dịch vụ đặc biệt như nghệ sĩ nổi tiếng, màn trình diễn ánh sáng đặc sắc, hay các yếu tố tương tác công nghệ cao, chi phí cũng sẽ tăng lên tương ứng.
Để giúp khách hàng linh hoạt hơn trong việc quản lý chi phí tổ chức sự kiện, Lotus Việt cung cấp nhiều dịch vụ tùy chọn với các gói dịch vụ từ cơ bản đến cao cấp, phù hợp với ngân sách và nhu cầu của từng khách hàng.
Để nhận được báo giá chính xác và chi tiết hơn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với Lotus Việt. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và cung cấp thông tin cần thiết, giúp bạn tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả.

Báo giá chi phí tổ chức sự kiện tại Lotus Việt
Xem thêm: Thiết kế thi công gian hàng hội chợ triển lãm đẹp, hiện đại nhất 2024
III. Một số sự kiện, Event nổi bật Lotus Việt đã thực hiện
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Lotus Việt đã tổ chức rất nhiều sự kiện, event nổi bật. Các bạn có thể tham khảo một số sự kiện được thực hiện bởi công ty chúng tôi.
- Lotus Việt – Thiết kế gian hàng Polomanor tại sự kiện Tiktok Fest tại Thủ Đức
- Lotus Việt Thiết kế & Thi công gian hàng Cát Tường thần tốc trong 90 phút tại Hotel Eastin Resitince Ha Noi trong Hội Nghị ” Xu hướng thiết kế BĐS công nghiệp”
- Lotus Việt thiết kế và thi công gian hàng NEXTECH tại hội chợ quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam – VIIF 2023 diễn ra vào ngày 10-12/10/2023 ở Cung triển lãm Kiến trúc, Quy hoạch xây dựng Quốc gia – Số 1 Đỗ Đức Dục, Hà Nội.
IV. Lotus Việt – Đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện với chi phí tối ưu nhất
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Lotus Việt tự hào là đơn vị uy tín, mang đến dịch vụ chất lượng với chi phí tổ chức sự kiện tối ưu nhất.
Chúng tôi cam kết:
✅ Chi phí tổ chức sự kiện cạnh tranh, hợp lý với nhiều gói dịch vụ đa dạng.
✅ Đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
✅ Sự linh hoạt trong thiết kế và thực hiện, phù hợp với mọi loại sự kiện từ nhỏ đến lớn.
✅ Hỗ trợ tư vấn miễn phí, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Với quy mô hoạt động trải rộng trên toàn quốc. Lotus Việt cam kết đem đến cho khách hàng những sự kiện độc đáo và ấn tượng, đồng thời hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện của khách hàng.
Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực sự kiện của chúng tôi luôn duy trì cập nhật và áp dụng những xu hướng mới nhất.
Lotus Việt đã có nhiều thành công trong việc hợp tác với đa dạng thương hiệu lớn và nhỏ trên thị trường.
Để tổ chức một sự kiện thành công, việc hiểu rõ các hạng mục và xây dựng bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện là quan trọng.
Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với mức giá hợp lý, hãy liên hệ ngay với Lotus Việt qua hotline (+84) 388859789 – (+84) 937525298.
Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết cung cấp chương trình chất lượng, trọn gói và chi phí tổ chức sự kiện ưu đãi.
CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ & TRUYỀN THÔNG LOTUS VIỆT
TRỤ SỞ CHÍNH
459C Bạch Mai, P.Trương Định, Q.Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
XƯỞNG SX TẠI HÀ NỘI
KM 11, Đại Lộ Thăng Long, Hoài Đức, TP. Hà Nội
XƯỞNG SX TẠI HCM
Đường Tô Ký, Tân Xuân, Hóc Môn, TP. HCM
Điện Thoại : (+84) 388859789
Hotline: (+84) 937525298
Email : thuhuyen.lotusviet@gmail.com
>>Xem thêm: