Bạn muốn tham gia hội chợ, triển lãm, hội thảo để giới thiệu, quảng bá sản phẩm của mình tới nhiều khách hàng mục tiêu hơn. Tuy nhiên, đây là lần đầu bạn tham gia nên không biết cách đăng ký gian hàng như thế nào? Nếu vậy, hãy đọc bài viết dưới đây của Lotus Việt.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, đăng ký gian hàng hội thảo, giúp bạn có thể dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị và tổ chức sự kiện.
Quy trình đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, Đăng ký gian hàng hội thảo
Trình tự thủ tục đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, đăng ký gian hàng hội thảo bao gồm các bước sau:
Lựa chọn Triển lãm phù hợp
Quý khách có thể tham khảo Lịch Hội chợ – Triển lãm trên website để tìm hiểu thông tin về các sự kiện sắp tới và lĩnh vực trưng bày cụ thể. Sau đó, quý khách vui lòng lựa chọn triển lãm phù hợp và tiếp tục sang bước tiếp theo.
Gửi yêu cầu đăng ký
Quý khách có thể đăng ký tham gia bằng một trong các hình thức sau:
- Đăng ký trực tuyến trên website của triển lãm.
- Gửi tin nhắn Zalo hoặc gọi điện tới số hotline (+84) 937525298 để được tư vấn hỗ trợ.
- Gửi yêu cầu qua mail của triển lãm. Lưu ý cung cấp đầy đủ thông tin như tên công ty, loại hình công ty, sản phẩm kinh doanh chủ đạo và thông tin người liên hệ.
Lựa chọn gian hàng và ký hợp đồng
Sau khi tiếp nhận thông tin đăng ký, Ban tổ chức sẽ liên hệ và gửi tài liệu chi tiết về Triển lãm. Quý khách vui lòng điền thông tin đầy đủ và chính xác vào mẫu form đăng ký chính thức để Ban tổ chức có căn cứ biên soạn Hợp đồng.
Thanh toán và chờ nhận bàn giao gian hàng
Hợp đồng sau khi ký kết chỉ có giá trị khi quý khách tiến hành thanh toán tối thiểu 50% giá trị của Hợp đồng. Sau khi nhận thanh toán, Ban tổ chức sẽ giữ vị trí mặt bằng cho quý khách theo thỏa thuận.
Nhận bàn giao gian hàng
Đối với gian hàng tiêu chuẩn: Quý khách sẽ nhận gian hàng sau khi đã hoàn tất thanh toán 100% số tiền nêu trong hợp đồng và thực hiện bày trí hàng hóa trong khoảng thời gian là 1 ngày trước khai mạc.
Với những gian hàng tiêu chuẩn, doanh nghiệp muốn thay đổi thiết kế hay trang trí thêm cho gian hàng nổi bật và ấn tượng thì cần đăng ký luôn với ban tổ chức. Tránh trường hợp không đăng ký mà tự ý sửa đổi sẽ bị ban tổ chức phạt số tiền khá lớn.
Đối với đất trống (gian hàng đặc biệt): Quý khách sẽ có khoảng thời gian từ 2 đến 3 ngày để nhận bàn giao mặt bằng và tiến hành dàn dựng. Việc thanh toán số tiền còn lại trong Hợp đồng cần thực hiện trước khi nhận bàn giao.
II. Chi tiết các bước đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, Đăng ký gian hàng hội thảo
Đăng ký mặt bằng gian hàng
Vị trí của gian hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thu hút khách đến với gian hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn mặt bằng và đăng ký mặt bằng đó với ban tổ chức.
Để đảm bảo có vị trí gian hàng tốt nhất, doanh nghiệp cần tìm hiểu và liên hệ với Ban Tổ Chức càng sớm càng tốt để đăng ký tham gia hội chợ. Điều này giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết.
Một lợi ích của việc đăng ký sớm là có thể tiết kiệm được chi phí vì ban tổ chức hội chợ thường có chính sách giảm giá gian hàng cho những đơn đăng ký sớm. Hơn nữa, việc đăng ký sớm cũng giúp doanh nghiệp có cơ hội được ưu tiên bố trí gian hàng vào vị trí tốt nhất có thể, giúp tăng khả năng thu hút khách hàng và tạo ra ấn tượng mạnh mẽ tại sự kiện.
Gửi file thiết kế gian hàng cho ban tổ chức
Sau khi hoàn tất việc đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, đăng ký gian hàng hội thảo và nhận được thông tin về mặt bằng gian hàng từ Ban tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhận được một file Hướng dẫn chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết. File này giúp doanh nghiệp hiểu rõ về các quy định, yêu cầu cũng như các giấy tờ đăng ký cần phải nộp trước khi tham dự triển lãm.
Một trong những yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý là việc nộp file thiết kế gian hàng cho Ban tổ chức trước thời hạn, thường là trễ nhất là 1 tháng trước ngày diễn ra hội chợ. Thiết kế gian hàng cần tuân thủ nghiêm ngặt về chiều cao, kích thước mà Ban tổ chức yêu cầu để đảm bảo sự chuyên nghiệp và phù hợp với không gian của triển lãm.
Chọn đơn vị thi công gian hàng hội chợ, triển lãm
Sau khi đã quyết định chọn đơn vị thi công gian hàng triển lãm cho gian hàng của mình, quý doanh nghiệp cần tiến hành nộp đơn “Nhà thầu phụ” cho Ban tổ chức. Trong đơn này, doanh nghiệp sẽ chỉ ra rõ đơn vị thi công mà họ đã lựa chọn để hợp tác trong việc triển khai gian hàng.
Để thuận tiện cho việc này, doanh nghiệp có thể yêu cầu đơn vị nhà thầu thi công hợp tác và chịu trách nhiệm đăng ký và nộp đơn “Nhà thầu phụ” cho Ban tổ chức.
Việc này giúp đơn vị nhà thầu chịu trách nhiệm pháp lý và giúp doanh nghiệp tập trung vào các công việc khác liên quan đến chuẩn bị cho hội chợ triển lãm.
Lotus Việt tự tin sẽ trở thành đối tác đáng tin cậy của các doanh nghiệp trong việc thiết kế và thi công gian hàng hội chợ. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho quý doanh nghiệp dịch vụ chất lượng và đáng tin cậy.
Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp trong quá trình đăng ký các giấy tờ cần thiết với Ban tổ chức và tòa nhà một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ như:
- Tư vấn chọn mẫu thiết kế gian hàng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của quý doanh nghiệp.
- Thiết kế gian hàng phù hợp với vị trí được chỉ định của gian hàng.
- Thi công dàn dựng và lắp đặt gian hàng triển lãm theo tiêu chuẩn của ban tổ chức.
- Tư vấn về cách trưng bày sản phẩm để thu hút và gây ấn tượng mạnh mẽ.
- Thu dọn tháo dỡ và vệ sinh gian hàng, trả lại mặt bằng nguyên vẹn cho ban tổ chức..
Khi lựa chọn hợp tác với chúng tôi, quý doanh nghiệp sẽ sở hữu một gian hàng triển lãm ấn tượng, đáng nhớ. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá hợp lý nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn cụ thể và chuyên nghiệp nhất.
Đăng ký điện năng tiêu thụ
Để đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn cho gian hàng trong hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cần đăng ký điện năng tiêu thụ cho từng thiết bị sử dụng điện như bóng đèn, ổ cắm, các thiết bị như tivi, tủ lạnh, máy móc v.v. sớm và nộp lại thông tin cho Ban tổ chức trước hạn chót.
Cách thức đăng ký tham gia hội chợ triển lãm cho doanh nghiệp là một quy trình quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo đăng ký đủ và chính xác số lượng các thiết bị mang vào trong hội chợ. Việc đăng ký muộn sau hạn chót của Ban tổ chức có thể khiến doanh nghiệp bị phạt ít nhất 30% tổng giá trị. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý điều này.
Tuy nhiên, khi hợp tác với Lotus Việt, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đăng ký tất cả các giấy tờ cần thiết với Ban tổ chức mà không cần lo lắng về các sai sót trong quá trình đăng ký, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của doanh nghiệp.
Đăng ký thẻ thi công và phí đặt cọc lắp dựng gian hàng
Để tham gia hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cần phải đăng ký trực tiếp với tòa nhà nơi diễn ra sự kiện. Mỗi nhân công tham gia lắp dựng gian hàng cần được cấp thẻ thi công để có thể ra vào tòa nhà một cách thuận tiện và an toàn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần thanh toán một khoản phí đặt cọc đặc biệt cho việc lắp đặt gian hàng tự dựng. Khoản phí này sẽ được hoàn trả lại sau khi kết thúc hội chợ.
Mục đích của phí đặt cọc này là để đảm bảo rằng nhà thầu sau khi tháo dỡ gian hàng sẽ trả lại mặt bằng với tình trạng nguyên vẹn, không gây hư hại cho tòa nhà. Điều này giúp duy trì môi trường hội chợ và quan hệ tích cực giữa doanh nghiệp và tòa nhà tổ chức.
Đăng ký thẻ nhân viên tham gia hội chợ, triển lãm
Để đảm bảo nhân viên của công ty, doanh nghiệp có thể tham gia triển lãm một cách thuận tiện và chính thức, doanh nghiệp cần đăng ký thẻ cho những nhân viên này với Ban tổ chức của sự kiện.
Quá trình đăng ký thẻ tham gia triển lãm thường bao gồm việc cung cấp thông tin cá nhân và hình ảnh của nhân viên. Thẻ này sẽ được sử dụng để xác nhận danh tính của nhân viên khi họ tham dự triển lãm, đồng thời cũng giúp Ban tổ chức kiểm soát số lượng và danh sách những người tham gia sự kiện.
III. Tại sao việc đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, Đăng ký gian hàng hội thảo rất quan trọng?
Việc đăng ký tham gia hội chợ triển lãm là bắt buộc và được quy định cụ thể trong pháp luật về thương mại của Việt Nam.
Theo Khoản 1 Điều 132 của Bộ Luật Thương mại năm 2005, khi tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam, các doanh nghiệp cần phải đăng ký và nhận được xác nhận từ các cơ quan quản lý nhà nước địa phương tại nơi tổ chức hội chợ.
Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 4 Điều 50 của Nghị định 185/2013, các doanh nghiệp không tuân thủ quy định đăng ký khi tổ chức hoặc tham gia hội chợ triển lãm thương mại sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Do đó, việc đăng ký tham gia hội chợ triển lãm là trách nhiệm của các doanh nghiệp để tuân thủ luật pháp và đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hợp pháp và minh bạch.
Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ những thông tin quan trọng về việc đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, đăng ký gian hàng hội thảo. Nếu doanh nghiệp vẫn còn những thắc mắc cần giải đáp hoặc muốn tìm kiếm một đối tác thi công gian hàng hội chợ triển lãm chất lượng và uy tín, để tạo ra ấn tượng đặc biệt cho khách tham quan thì Lotus Việt chính là đơn vị có thể đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp
TRỤ SỞ CHÍNH
459C Bạch Mai, P.Trương Định,
Q.Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
XƯỞNG SX TẠI HÀ NỘI
KM 11, Đại Lộ Thăng Long,
Hoài Đức, TP. Hà Nội
XƯỞNG SX TẠI HCM
Đường Tô Ký, Tân Xuân,
Hóc Môn, TP. HCM
- Điện Thoại : (+84) 388859789
- Hotline: (+84) 937525298
- Email : thuhuyen.lotusviet@gmail.com
Xem thêm: Dịch vụ dán decal vách gian hàng tiêu chuẩn của lotus việt
