Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào thực hiện sẽ đảm bảo mọi chi phí được lên kế hoạch và kiểm soát kỹ lưỡng, từ đó tối ưu hóa ngân sách và giảm thiểu các rủi ro tài chính không mong muốn. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm việc này, hãy cùng Lotus Việt tìm hiểu cách lập bảng dự trù chi tiết, chính xác và chuyên nghiệp, giúp bạn tổ chức sự kiện thành công và tiết kiệm chi phí.
Tại sao cần lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là tài liệu tổng hợp các khoản chi phí tổ chức sự kiện dự kiến, từ chi phí thuê địa điểm, thiết bị, đến nhân sự và các khoản phát sinh khác. Nó giúp bạn nắm rõ số tiền cần thiết và tránh những thiếu sót hay rủi ro về ngân sách. Một bảng dự trù rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, tránh các lỗi phát sinh không cần thiết, làm hài lòng khách hàng và nâng cao uy tín của công ty.
Bảng dự trù chi phí còn giúp giảm thiểu các rủi ro về tài chính trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Nếu không có một kế hoạch chi phí chi tiết, sự kiện có thể gặp những sai sót, ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Hơn nữa, bảng dự trù kinh phí còn là cách để doanh nghiệp kiểm soát việc thu chi, đảm bảo chi phí thực tế không vượt quá dự toán ban đầu.
Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Nghiên cứu proposal sự kiện
Proposal là tài liệu tổng hợp các đề xuất về ý tưởng, phong cách, quy mô và nội dung sự kiện. Trước khi lập bảng dự trù, bạn cần nghiên cứu kỹ proposal để có cái nhìn tổng quan về các yếu tố cần chi tiêu. Việc này giúp bạn dễ dàng liệt kê các khoản mục cần thiết và ước tính chi phí.
Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị
Checklist giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, từ các vật dụng nhỏ nhất đến những yếu tố quan trọng như thuê thiết bị, nhân sự và chi phí ăn uống. Một checklist chi tiết sẽ giúp bạn không chỉ lập bảng dự trù chuẩn xác mà còn hạn chế tối đa những chi phí phát sinh do thiếu sót trong quá trình chuẩn bị.
Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ
Tham khảo giá của các đơn vị cung cấp dịch vụ để doanh nghiệp đưa ra con số dự trù chính xác. Bạn có thể khảo sát từ nhiều nguồn khác nhau để so sánh và lựa chọn các đơn vị có mức giá phù hợp với ngân sách của công ty. Lotus Việt là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín, cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá hợp lý, giúp tối ưu hóa ngân sách của khách hàng.
Tính toán chi phí phát sinh
Khi tổ chức sự kiện, các chi phí phát sinh là không thể tránh khỏi, thường chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách. Việc dự trù chi phí phát sinh giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng cho các tình huống ngoài kế hoạch, tránh được những khó khăn trong quá trình tổ chức.
Hoàn thành bảng dự trù kinh phí
Sau khi liệt kê đầy đủ các hạng mục và tính toán chi phí, bạn nên hoàn thành bảng dự trù dưới dạng file Excel hoặc Word để dễ dàng theo dõi và quản lý. File này sẽ bao gồm các hạng mục đã liệt kê, giá dự kiến và phần chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bảng dự trù này cho khách hàng hoặc ban quản lý để đảm bảo sự minh bạch và chuyên nghiệp.
=> Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo
Các lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện
Sự kiện thường tiềm ẩn nhiều rủi ro phát sinh như thay đổi về địa điểm, thời tiết và các yếu tố kỹ thuật. Để đảm bảo thành công, bạn nên chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những tình huống này. Đặc biệt, với các sự kiện ngoài trời, bạn cần có giải pháp ứng phó với thời tiết xấu như dự trù thêm chi phí thuê bạt che hoặc lều di động.
Ngoài ra, người lập bảng dự trù nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm trong ngành để bản dự toán chi phí được hoàn chỉnh và sát với thực tế hơn. Việc này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tăng độ chính xác của bảng dự trù.
Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí
Ngoài việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, bạn cũng có thể lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tối ưu hóa chi phí. Đơn vị tổ chức có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn từ khâu lên ý tưởng đến việc triển khai, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm tối đa các khoản chi phí phát sinh.
Lotus Việt là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và sáng tạo. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất, giúp tổ chức sự kiện tiết kiệm mà vẫn đảm bảo sự hoàn hảo. Lotus Việt sẽ tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong từng chi tiết, từ khâu lập kế hoạch, thiết kế chương trình đến giám sát thi công.
Chúng tôi tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. Không chỉ mang đến những dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi còn luôn đặt sự sáng tạo và khác biệt lên hàng đầu. Đội ngũ nhân viên tại Lotus Việt luôn nỗ lực để xây dựng những sự kiện ấn tượng, độc đáo và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, Lotus Việt là lựa chọn hoàn hảo. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận báo giá tổ chức sự kiện chi tiết nhất. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những sự kiện thành công, độc đáo và tiết kiệm chi phí nhất.
