Hiện nay, tham gia hội nghị, event là cơ hội tốt giúp doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của mình đến với khách hàng mục tiêu. Đây còn là nơi doanh nghiệp có thể học hỏi, tích lũy kinh nghiệm từ nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp tham gia lần đầu, việc tham gia hội chợ, triển lãm có thể gặp không ít khó khăn. Vì vậy, hôm nay Lotus Việt sẽ bật mí kinh nghiệm đăng ký gian hàng hội nghị, event nhanh chóng, hiệu quả, hãy theo dõi nhé.
I.Thủ tục đăng ký gian hàng hội nghị, event
1.Hồ sơ đăng ký
Hồ sơ đăng ký là yếu tố cực kỳ quan trọng để tổ chức hội chợ của bạn được công nhận và chấp nhận bởi nhà nước.
Một bản đăng ký gian hàng hội nghị, event theo mẫu do nhà nước ban hành.
Một bản sao không cần chứng thực các loại giấy sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có giá trị pháp lý tương đương theo quy định của pháp luật.
2.Thời điểm nộp hồ sơ đăng ký gian hàng hội nghị, event
Việc tổ chức hội chợ triển lãm phải tuân theo các quy định pháp luật và thời hạn nộp hồ sơ là một trong những yếu tố quan trọng.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trước 1 năm khi hội nghị được dự tính diễn ra. Đây là thời điểm sớm nhất mà bạn cần nộp hồ sơ tổ chức hội chợ. Việc này cho phép ban tổ chức chuẩn bị kế hoạch và các thủ tục cần thiết một cách kỹ lưỡng và có tổ chức.
Thời gian chậm nhất để đăng ký là trước 30 ngày khi hội chợ dự tính diễn ra. Việc này đảm bảo rằng ban tổ chức có đủ thời gian để xem xét và xử lý hồ sơ của bạn trước khi hội chợ bắt đầu.
II.Những yếu tố quan trọng tạo nên thành công của doanh nghiệp khi tham gia hội chợ triển lãm
Trước khi đăng ký gian hàng hội nghị, event, doanh nghiệp cần nắm vững thông tin và nội dung của hội chợ. Đảm bảo rằng hội chợ phù hợp hoặc có liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đây là điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hội chợ, triển lãm phù hợp với mục tiêu kinh doanh và thu hút các khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả nhất.
Chi phí thuê gian hàng phụ thuộc vào loại gian hàng và vị trí bạn chọn. Có hai loại gian hàng phổ biến là gian hàng tiêu chuẩn và gian hàng tự thiết kế (gian hàng đất trống). Mỗi loại gian hàng có ưu điểm và nhược điểm riêng, tương ứng với chi phí thuê sẽ khác nhau. Quyết định lựa chọn loại gian hàng phù hợp sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của chiến dịch triển lãm.
Vị trí gian hàng đóng vai trò quan trọng trong thành công của chiến dịch hội chợ. Lựa chọn vị trí phù hợp giúp tăng cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng và thu hút sự chú ý. Để tăng khả năng tiếp cận tới nhiều khách hàng mục tiêu, khi đăng ký gian hàng hội nghị, event, doanh nghiệp hãy chọn vị trí gian hàng được sắp xếp ở các điểm sầm uất và có lượng người qua lại nhiều.
Đối với những doanh nghiệp đăng ký gian hàng tự thiết kế, việc thiết kế và thi công gian hàng phải được phê duyệt từ ban tổ chức. Doanh nghiệp cần phải đăng ký với ban tổ chức các thiết bị chuyên dụng sẽ được đưa vào sử dụng khi thi công gian hàng. Và khi thi công cũng cần đảm bảo tuân thủ các quy định của ban tổ chức để mọi việc được diễn ra thuận lợi và thành công.
=> Xem thêm: Đăng ký gian hàng hội chợ, triển lãm, đăng ký gian hàng hội thảo
III. Kinh nghiệm tham gia hội nghị, event và thiết kế gian hàng
Để đạt được hiệu quả truyền thống và bán hàng tốt nhất khi tham dự triển lãm, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
1.Lựa chọn triển lãm phù hợp
Đầu quan trọng nhất là bạn cần lựa chọn được hội nghị, event có chủ đề phù hợp với mặt hàng kinh doanh của bạn và hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời điểm đó. Việc này giúp đảm bảo rằng bạn đang đặt mình vào một môi trường phù hợp để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình.
2.Đăng ký gian hàng hội nghị, event sớm
Thực hiện việc đăng ký gian hàng hội nghị, event với ban tổ chức từ 2 đến 3 tháng trước sự kiện để có thể lựa chọn được vị trí đẹp nhất. Vị trí thuận lợi đồng nghĩa với việc thu hút nhiều khách tham quan ghé thăm từ đó tăng cơ hội tiếp cận và tương tác với khách hàng tiềm năng.
3.Lập kế hoạch chi phí chi tiết
Khi đã đăng ký gian hàng hội nghị, event và được duyệt, bạn cần lên một kế hoạch chi tiết từng bước và chi phí khi tham dự hội chợ triển lãm. Thông thường, bạn cần chuẩn bị những bản kế hoạch sau:
- Kế hoạch làm gian hàng: Xác định các chi phí liên quan đến việc thiết kế và xây dựng gian hàng, bao gồm cả chi phí cho vật liệu và lao động.
- Kế hoạch cho ban tổ chức: Đưa ra dự đoán về các chi phí liên quan đến việc hỗ trợ và tương tác với ban tổ chức triển lãm.
- Kế hoạch di chuyển: Xác định chi phí cho việc vận chuyển sản phẩm, thiết bị và nhân lực đến triển lãm nếu doanh nghiệp bạn không ở cùng địa phương với nơi tổ chức hội nghị, event
- Kế hoạch chi phí cho nhân công: Dự tính các chi phí liên quan đến việc thuê nhân công hoặc nhân viên tham gia triển lãm.
- Kế hoạch thiết kế thi công cho gian hàng: Bao gồm các chi phí cho việc thuê đơn vị thiết kế và thi công gian hàng, bố trí và trang trí không gian triển lãm.
Việc lên kế hoạch chi phí một cách chi tiết sẽ giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo rằng mọi hoạt động tham dự triển lãm diễn ra một cách suôn sẻ.
4.Thuê đơn vị thi công gian hàng chuyên nghiệp
Để đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí cho khách hàng khi dàn dựng gian hàng hội nghị, event, quý doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị thi công có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Đặc biệt, cần tìm đến những đơn vị có nhà xưởng sản xuất trực tiếp để có thể tiết kiệm tối đa chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Lotus Việt là đơn vị đáng tin cậy mà bạn có thể lựa chọn khi có nhu cầu thi công gian hàng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công gian hàng hội chợ, chúng tôi có thể giúp bạn tạo nên một gian hàng độc đáo, ấn tượng và thu hút khách hàng.
Lotus Việt còn có xưởng sản xuất trực tiếp, đảm bảo chi phí hấp dẫn và tiến độ tốt nhất cho khách hàng. Vì vậy, liên hệ với chúng tôi để sở hữu gian hàng đẹp và tiết kiệm chi phí nhất.
Hình ảnh Lotus Việt đang thi công lắp đặt gian hàng cho khách hàng
5.Một số lưu ý trong quá trình thiết kế và thi công gian hàng
Tránh trùng lặp ý tưởng thiết kế với các đơn vị khác để đảm bảo sự độc đáo và nổi bật của gian hàng.
Xây dựng kế hoạch quảng bá sản phẩm phù hợp tại triển lãm và phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp trong thời điểm đó. Sự kết hợp hài hòa giữa thiết kế và chiến lược quảng cáo sẽ giúp tăng cơ hội thu hút sự chú ý từ khách hàng.
Hình ảnh quảng bá cần được thiết kế sao cho bắt mắt và tránh trường hợp bị nhòe hoặc vỡ hình. Việc này giúp tạo ấn tượng tốt và chuyên nghiệp với khách hàng khi họ tiếp cận gian hàng của bạn.
III.Các quy định khi đăng ký gian hàng hội nghị, event doanh nghiệp cần biết
1.Quy định gian hàng
Xác định vị trí gian hàng
Ban tổ chức Hội chợ sẽ tiến hành bố trí và sắp xếp các gian hàng, đất trống dựa trên thông tin từ Bản đăng ký của doanh nghiệp. Việc này đảm bảo các yêu cầu cao nhất của các đơn vị đăng ký được đáp ứng và phù hợp với thời gian đăng ký tham gia của từng đơn vị.
Quá trình này đảm bảo sự công bằng và chuyên nghiệp trong việc phân chia không gian triển lãm. Vì vậy, doanh nghiệp nên đăng ký gian hàng hội nghị, event càng sớm càng tốt để được ưu tiên sắp xếp vị trí gian hàng tốt nhất.
Dàn dựng và trang trí gian hàng
Có 2 gian hàng mà khách hàng có thể lựa chọn, đó là gian hàng tiêu chuẩn và gian hàng đất trống
Đối với gian hàng tiêu chuẩn: Các đơn vị có thể tự trang trí gian hàng của mình hoặc lựa chọn nhà thầu của BTC hội chợ để thực hiện công việc này.
- Diện tích: 9m2 (3m dài x 3m rộng x 2,5m cao)
- Trang thiết bị bao gồm:
-
- Hệ thống khung nhôm tiêu chuẩn
-
- Thảm trải gian hàng màu xanh hoặc màu ghi
-
- 1 bàn thông tin (kích thước: 1m dài x 0,5m rộng x 0,75m cao)
-
- 2 ghế
-
- Biển tên đơn vị và số hiệu gian hàng (chiều cao 0,3m x chiều dài 3m)
-
- 1 ổ cắm 13Amp/220V
-
- 1 sọt rác
-
- 2 đèn tuýp
- Mỗi gian hàng tiêu chuẩn được cấp miễn phí 04 thẻ hội chợ.
Hình ảnh Lotus Việt đang thi công lắp đặt gian hàng tiêu chuẩn cho khách hàng
Đối với đất trống: Nếu chọn gian hàng này, các doanh nghiệp có thể thoải mái sáng tạo gian hàng sao cho trông thật nổi bật và ấn tượng. Tuy nhiên, trước khi tiến hành thi công, doanh nghiệp cần phải đăng ký với ban tổ chức và thực hiện thanh toán các chi phí quản lý và đặt cọc bảo lãnh thi công theo quy định.
- Diện tích thuê đất trống tối thiểu: 36m2
- Đơn vị thuê đất được cấp miễn phí 4 thẻ hội chợ cho mỗi 9m2.
- Trong trường hợp 1 gian hàng đất trống có nhiều đơn vị cùng tham gia, đề nghị chỉ cử 01 đại diện đăng ký làm việc với Ban tổ chức.
2.Quy định thanh toán
Các đơn vị tham gia phải thanh toán chi phí thuê gian hàng/đất trống trước khi diễn ra Hội chợ.
Ban tổ chức chỉ bàn giao mặt bằng, thẻ và các tài liệu liên quan khi đơn vị hoàn thành mọi thủ tục tham gia và nộp đủ kinh phí.
Thông tin về việc chuyển kinh phí được nêu rõ trong Thông báo nộp tiền của Ban tổ chức.
Sau khi đơn vị đã đăng ký, Ban tổ chức xác nhận và đã có thông báo về kinh phí từ Ban tổ chức. Trong vòng 1 tuần, đơn vị phải chuyển tiền thanh toán.
Khi Ban tổ chức xác nhận và đơn vị đã thanh toán nhưng lại muốn hủy không muốn tham gia nữa thì đơn vị phải có văn bản chính thức, có đóng dấu gửi cho Ban tổ chức.
Phí hủy tham gia, áp dụng chung là 10%. Đối với những đơn vị đã xuất hoá đơn thì phí hủy là 20%
Trên đây là những kinh nghiệm đăng ký gian hàng hội nghị, event mà Lotus Việt đã chia sẻ với bạn. Hi vọng bạn đã có thêm những thông tin hữu ích để có thể sẵn sàng tham gia hội nghị, event sắp tới. Nếu cần sự hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi. Lotus Việt luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn để sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ nhất.